Skip to content

Privacy policy

1. Context

Dit reglement heeft tot doel de verplichtingen inzake informatie en transparantie uit te voeren waarin de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AGV”) voorziet. Meer bepaald wil het abonnees van nieuwsbrieven van MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] en deelnemers aan activiteiten informeren over de verwerking van de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben, over het doel van die verwerking alsook over de duur van de verwerking. Dit reglement beschrijft ook de rechten van deze personen in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens.

2. Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens

MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek], Minderbroedersstraat 48, 3000 Leuven (info@matrix-newmusic.be), schikt zich naar alle wettelijke bepalingen betreffende de bescherming van de persoonsgegevens, met inbegrip van de bepalingen van de AVG.

3. Persoonsgegevens die het voorwerp zijn van verwerking

De AGV definieert de persoonsgegevens als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatiecode zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiecode of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

In het kader van haar werking verwerkt MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] een aantal persoonsgegevens van abonnees op nieuwsbrieven:

- Naam en voornaam
- E-mailadres

Het betreft gegevens die rechtstreeks van de abonnee worden verkregen. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in het mailingprogramma ‘MailChimp’ en nooit gedeeld met derden.

In het kader van haar werking verwerkt MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] een aantal persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten en gebruikers van door MATRIX ontwikkeld educatief materiaal:

- Naam en voornaam
- Adres
- E-mailadres
- School/organisatie
- Geboortedatum
- Telefoonnummer

Het betreft gegevens die rechtstreeks van de deelnemers/gebruikers worden verkregen. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in deelnemers- of gebruikerslijsten en nooit gedeeld met derden andere dan co-producenten van de betreffende activiteit/educatief materiaal.

4. Doel en rechtsbasis van de verwerking van de persoonsgegevens

De in punt 3 genoemde persoonsgegevens worden door MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] verwerkt om communicatie met abonnees, deelnemers en gebruikers mogelijk te maken.

De verwerking van persoonsgegevens van deelnemers en gebruikers is nodig om de wettelijke verplichtingen die rusten op MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] in acht te nemen (zoals de verzekering van deelnemers en de betaling van verschuldigde auteursrechten voor gebruikt materiaal), alsook voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen, zoals kwaliteitscontrole van de werking en analyse in functie van rapportering aan subsidiërende overheden.

De abonnee/deelnemer/gebruiker deelt de persoonsgegevens zoals bedoeld in punt 3 mee aan MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] wanneer hij/zij zich inschrijft voor een nieuwsbrief of activiteit of zich registreert voor het gebruik van educatief materiaal.

Deelnemers aan activiteiten zijn gehouden elke wijziging van zijn verstrekte persoonsgegevens schriftelijk, spontaan en onverwijld mee te delen aan de algemeen coördinator van MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek], zodat zonder onderbreking aan de wettelijke verplichtingen inzake verzekering kan worden voldaan.

5. Duur van de verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens zoals bedoeld in punt 3 worden bewaard voor de duur van de inschrijving/het gebruik. Ze mogen gedurende een langere periode worden bewaard:

- in de gevallen waarin de Belgische regelgeving dat oplegt
- of wanneer de verjaringstermijn van een eventuele vordering in rechte dat rechtvaardigt
- (voor deelnemers/gebruikers) in het kader van de zorg voor het artistiek-inhoudelijke archief van de werking, zoals bepaald binnen het Kunstendecreet

6. Rechten van de abonnee/deelnemer/gebruiker

6.1. Toegang tot de persoonsgegevens

De abonnee/deelnemer/gebruiker heeft het recht kennis te nemen van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben alsook van het specifieke karakter van de verwerking, met inbegrip van het doel van de verwerking van deze gegevens. De abonnee/deelnemer/gebruiker mag een kopie van de gegevens vragen. In voorkomend geval wordt deze kopie gratis aan de abonnee/deelnemer/gebruiker verstrekt.

6.2. Rectificeren of wissen van de persoonsgegevens

De abonnee/deelnemer/gebruiker mag eisen dat onjuiste gegevens die op hem betrekking hebben zo snel mogelijk worden gecorrigeerd of aangevuld. De abonnee/deelnemer/gebruiker mag eisen dat de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben zo snel mogelijk worden gewist wanneer die gegevens niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer de abonnee/deelnemer/gebruiker terugkomt op zijn toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

6.3. Beperking van de verwerking van de persoonsgegevens

De abonnee/deelnemer/gebruiker kan eisen dat de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, wordt beperkt wanneer hij de juistheid van die gegevens betwist (beperking voor de duur die nodig is om de juistheid van de gegevens te verifiëren) of zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (overeenkomstig punt 6.4.). In dat geval mogen de gegevens enkel worden verwerkt (met uitzondering van hun bewaring) met de toestemming van de betrokken abonnee/deelnemer/gebruiker of voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

6.4. Verzet tegen de verwerking van de persoonsgegevens

Behalve voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek], mag de abonnee/deelnemer/gebruiker zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie.

6.5. Overdraagbaarheid van de persoonsgegevens

De abonnee/deelnemer/gebruiker heeft het recht de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben en die hij aan MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en heeft het recht die gegevens door te geven aan een verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht staat enkel open indien de bewerking wordt verricht met geautomatiseerde procedés. De abonnee/deelnemer/gebruiker mag eisen dat de overdracht rechtstreeks plaatsvindt tussen MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] en een andere verwerkingsverantwoordelijke voor zover deze doorgifte technisch mogelijk is.

6.6 Recht om de toestemming in te trekken

Wanneer de rechtmatigheid van de gegevensverwerking berust op de uitdrukkelijke toestemming van de abonnee/deelnemer/gebruiker, heeft deze laatste het recht zijn toestemming om het even wanneer in te trekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

7. Uitoefening van de rechten van de abonnee/deelnemer/gebruiker

Zo de abonnee/deelnemer/gebruiker een van de hierboven beschreven rechten wenst uit te oefenen, brengt hij daarvan de algemeen coördinator van MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] op de hoogte, die de nodige maatregelen treft om aan dit verzoek gevolg te geven.

Het aan dit verzoek gegeven gevolg wordt zo snel mogelijk en hoe dan ook binnen één maand vanaf de ontvangst van het verzoek ter kennis gebracht van de abonnee/deelnemer/gebruiker. Desgevallend kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal verzoeken en de complexiteit ervan.

De weigering om gevolg te geven aan de verzoeken van de abonnee/deelnemer/gebruiker evenals de redenen voor deze weigering worden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand vanaf de ontvangst van het verzoek tot zijn kennis gebracht. In geval van weigering heeft de abonnee/deelnemer/gebruiker het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) of om een procedure in rechte in te spannen.

8. Ontvangers van de persoonsgegevens

De volgende in punt 3 bedoelde persoonsgegevens worden doorgegeven:

Doorgegeven aan
- Naam en voornaam
- Adres
- E-mailadres
- School/organisatie
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
Co-producenten van de activiteit waarvoor de betreffende persoon zich inschreef of het educatief materiaal waarvoor de betreffende persoon zich registreerde - Afsluiten van verzekeringen
- Betalen van auteursrechten
- Evaluatie van de kwaliteit van de werking
- Analyse ifv rapportering aan subsidiërende overheden
- Communicatie met deelnemers/gebruikers
- Adres
- E-mailadres
MailChimp Gestructureerde verzending van nieuwsbrieven

9. Gegevens van de contactpersoon voor de werknemers

De abonnee/deelnemer/gebruiker kan contact opnemen met Rebecca Diependaele, algemeen coördinator, (rebecca@matrix-new-music.be, 0499 19 54 51) voor elke vraag betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens of de uitoefening van zijn rechten.

10. Technische en organisatorische maatregelen

De noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen worden genomen door MATRIX [Centrum voor Nieuwe Muziek] om de bescherming en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen, zoals de bewaring in een met één of meerdere wachtwoorden afgeschermde omgeving.

11. Wijzigingen van het intern reglement voor de verwerking van de persoonsgegevens van de werknemers

Dit intern reglement voor gegevensverwerking mag worden aangepast wanneer de omstandigheden zulks vereisen, bijvoorbeeld in geval van een nieuwe doorgifte van gegevens aan een externe ontvanger.

De wijzigingen worden ter kennis van abonnees/deelnemers/gebruikers gebracht via de website van MATRIX, www.matrix-new-music.be

Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte!